Кейс: тендерный отдел — 12 заявок в неделю

В тендерном отделе просрочка на час стоит дороже, чем весь день работы: заявку просто не примут, и никакие объяснения не помогут.

Ассистента подключили к реестру закупок и внутренним документам: он собирает чек-листы, сверяет требования и напоминает о сроках до того, как они станут критичными.

01. Что было до запуска

• заявки в таблице и на бумаге;

• требования читали вручную по каждой закупке;

• сроки держали в голове и в календаре;

• пакеты документов собирали в последний день.

02. Как подключили

• реестр закупок и площадки в одном списке;

• база уставных и разрешительных документов;

• шаблоны чек-листов по типам закупок;

• напоминания по срокам для отдела.

03. Разбор требований

• выделение критериев допуска из документации;

• список документов под каждую заявку;

• отметка нестандартных условий;

• вопросы заказчику до подачи.

04. Сборка пакета

• проверка наличия и сроков действия документов;

• сверка форм и приложений с описью;

• напоминание о подписи и печати;

• финальный чек-лист перед отправкой.

05. Контроль сроков

• календарь подач по всем заявкам;

• предупреждение за несколько дней до дедлайна;

• отметка заявок без движения;

• сводка рисков на неделю.

06. Что показал месяц работы

• все заявки видны в одном реестре;

• ни одна подача не сорвалась по забытому документу;

• подготовка идёт заранее, а не в последний день;

• руководитель получает сводку без запросов.

07. Где ассистент не работает

• не принимает решение об участии в закупке;

• не подписывает и не заверяет документы;

• не гарантирует трактовку спорных требований.

08. Что остаётся человеку

• решение об участии и цене;

• переговоры с заказчиком;

• юридическая проверка спорных условий;

• ответственность за поданную заявку.