Ассистент ищет поставщика: алгоритм и критерии

Поиск поставщика редко упирается в отсутствие вариантов. Проблема в том, что предложения приходят в разных форматах, а сравнить их по-честному некогда.

Ассистент берёт на себя сбор и приведение к одному виду, а выбор и переговоры остаются за закупщиком.

01. Заявка и критерии отбора

• фиксация объёма, сроков и бюджета;

• список обязательных требований;

• вес каждого критерия при сравнении;

• проверка, что заявка не допускает двойного толкования.

02. Поиск и первичный отсев

• сбор кандидатов из каталогов и открытых источников;

• отсев по географии и ассортименту;

• проверка наличия нужных позиций;

• фиксация источника и даты контакта.

03. Сбор коммерческих предложений

• рассылка единого запроса по шаблону;

• напоминание тем, кто не ответил;

• приведение ответов к одной таблице;

• пометка неполных и спорных предложений.

04. Сравнение по цене и условиям

• цена за единицу с учётом доставки;

• сроки поставки и минимальная партия;

• условия оплаты и отсрочки;

• штрафы и гарантии по договору.

05. Проверка надёжности

• срок работы и профиль компании;

• отзывы и упоминания в открытых источниках;

• наличие нужных сертификатов;

• история судебных споров.

06. Короткий список и передача

• три-пять поставщиков с обоснованием;

• сводная таблица по критериям;

• вопросы, которые стоит задать на звонке;

• черновик письма с запросом уточнений.

07. Где ассистент не работает

• не проверяет поставщика лично на производстве;

• не договаривается о цене в живом торге;

• не подписывает договор и не даёт гарантий;

• не отвечает за качество первой партии.

08. Что остаётся человеку

• звонок и личная проверка;

• торг по цене и условиям;

• финальный выбор поставщика;

• ответственность за срыв поставки.