Кейс: агентство и 40 клиентов без роста штата

Агентство росло клиентами, а не людьми: каждый новый договор добавлял переписку, статусы и отчёты, которые ложились на тех же двух менеджеров.

Ассистента подключили к почте, мессенджерам и таблице проектов. Он собирает заявки, готовит сводки и напоминает о сроках — менеджеры занимаются клиентом, а не копированием строк.

01. Что было до запуска

• заявки приходили в почту, мессенджеры и чаты;

• статусы проектов жили в трёх таблицах;

• отчёты клиентам собирали вручную по пятницам;

• новый клиент означал новую нагрузку на тех же людей.

02. Как подключили

• единая очередь входящих заявок;

• карточка клиента с проектами и сроками;

• шаблоны отчётов по каждому тарифу;

• правила эскалации на менеджера.

03. Приём и разбор заявок

• сбор сообщений из всех каналов;

• определение клиента и проекта;

• выделение сути запроса и срока;

• постановка задачи в очередь с приоритетом.

04. Статусы и сроки

• сводка по активным проектам;

• задачи без движения за период;

• напоминания ответственным до дедлайна;

• предупреждение о риске просрочки.

05. Отчёты клиентам

• сбор фактов из задач и таблиц;

• черновик отчёта по шаблону тарифа;

• сверка цифр с исходными данными;

• отправка после проверки менеджером.

06. Что показал месяц работы

• сорок клиентов ведутся без новых ставок;

• отчёт готовится за минуты вместо вечера;

• заявки не теряются между каналами;

• менеджеры больше времени говорят с клиентами.

07. Где ассистент не работает

• не ведёт переговоры о бюджете и сроках;

• не принимает решения по конфликтным проектам;

• не заменяет стратегию и креатив.

08. Что остаётся человеку

• отношения с клиентом и его ожидания;

• приоритеты между проектами;

• проверка отчётов перед отправкой;

• ответственность за результат.