Кейс: 200 заявок логиста в день без потерь

Логист теряет заявки не потому, что невнимателен, а потому что они приходят в пяти каналах одновременно: почта, мессенджер, звонок, таблица, устная просьба.

Ассистент сводит поток в одну очередь, проверяет данные и подсвечивает то, что может сорвать рейс. Решения по маршруту и перевозчику остаются за логистом.

01. Единая очередь заявок

• сбор заявок из почты, чатов и форм;

• присвоение номера и времени поступления;

• устные договорённости — в ту же очередь;

• список заявок без ответа за период.

02. Проверка данных заявки

• обязательные поля: адреса, вес, сроки;

• поиск противоречий в датах и габаритах;

• пометка заявок без контакта отправителя;

• список неполных заявок на уточнение.

03. Приоритет и сроки

• сортировка по дате погрузки и срочности;

• подсветка заявок с риском опоздания;

• напоминание по заявкам без статуса;

• сводка просроченных действий за день.

04. Коммуникация по заявке

• подтверждение получения заявителю;

• запрос недостающих данных;

• уведомление о смене статуса;

• шаблоны ответов на частые вопросы.

05. Статусы и история

• этапы от заявки до закрытия рейса;

• кто и когда менял статус;

• заявки, зависшие без движения;

• выгрузка истории по требованию.

06. Отчёт за день

• сколько заявок принято и закрыто;

• сколько ушло на уточнение и почему;

• среднее время от заявки до ответа;

• список потерь и их причины.

07. Где ассистент не работает

• не выбирает перевозчика и маршрут;

• не торгуется по ставке;

• не принимает решение при спорной заявке.

08. Что остаётся человеку

• планирование загрузки и маршрутов;

• переговоры с перевозчиками;

• решение по нестандартным грузам;

• ответственность за сроки доставки.