Кейс: склад — расхождения в 2 раза меньше

На складе редко воруют — чаще просто не проводят документ вовремя. Накладная лежит в чате, перемещение записали на листке, списание забыли.

Ассистенту отдали приёмку, перемещения и списания: он собирает движения в один журнал, сверяет с остатками и показывает, где именно разошлось.

01. Что было до запуска

• накладные приходили в чат и на почту;

• перемещения писали на бумаге;

• списания проводили раз в неделю;

• расхождения искали только на инвентаризации.

02. Как подключили

• единый журнал движений по складу;

• справочник номенклатуры и ячеек;

• правила приёмки и списания;

• ежедневная сверка с учётной системой.

03. Приёмка

• разбор накладных из почты и чатов;

• сверка позиций и количества;

• фиксация расхождений при поставке;

• уведомление закупки о недостаче.

04. Перемещения и списания

• проведение перемещений между ячейками;

• учёт брака и просрочки;

• списание по акту с основанием;

• пометка операций без документа.

05. Сверка и причины

• ежедневное сравнение учёта и факта;

• список позиций с расхождением;

• привязка расхождения к операции;

• сводка причин за период.

06. Что показал месяц работы

• расхождения сократились примерно вдвое;

• списания проводятся в день операции;

• недостачи при приёмке видно сразу;

• инвентаризация идёт по короткому списку.

07. Где ассистент не работает

• не считает физический остаток за кладовщика;

• не принимает решение о списании;

• не разбирается в порче без фото и описания.

08. Что остаётся человеку

• физический пересчёт и осмотр товара;

• решение по спорным расхождениям;

• подпись актов и накладных;

• ответственность за остатки.