Кейс: бухгалтерия закрывает месяц на 3 дня раньше

Закрытие месяца редко срывается из-за сложных проводок. Чаще не хватает документов, которые никто не запросил вовремя.

Ассистент ведёт список недостающей первички, напоминает и сверяет поступления с реестром. Проводки и решения по учёту остаются за бухгалтером.

01. Сбор первички

• список документов по каждому контрагенту;

• отметки о полученных и недостающих;

• сроки запроса по договору;

• сводка пробелов за период.

02. Напоминания и запросы

• письма поставщикам о недостающих документах;

• повторные напоминания по срокам;

• уведомление руководителя о задержках;

• фиксация обещанных дат.

03. Сверка документов

• сопоставление счетов, актов и накладных;

• поиск расхождений в суммах и датах;

• пометка дублей и повторных загрузок;

• список позиций на ручную проверку.

04. Реестр и статусы

• статус каждого документа в одном месте;

• кто отвечает за недостающий документ;

• документы без привязки к договору;

• выгрузка реестра для проверки.

05. Подготовка к закрытию

• чек-лист этапов закрытия месяца;

• напоминания о сроках по этапам;

• сводка готовности по участкам;

• список задач, блокирующих закрытие.

06. Отчёт руководителю

• готовность закрытия в процентах по этапам;

• суммы и контрагенты с расхождениями;

• причины задержек за период;

• сравнение сроков с прошлым месяцем.

07. Где ассистент не работает

• не делает проводки и не меняет учёт;

• не принимает решение по спорным суммам;

• не заменяет налоговую консультацию.

08. Что остаётся человеку

• методология учёта и проводки;

• решение по расхождениям с контрагентом;

• налоговая отчётность и подписи;

• ответственность за достоверность данных.