Кейс: 400 позиций прайса и сверка за 15 минут

Компания закупает четыре группы товара у четырёх поставщиков. Каждый присылает прайс в своём виде: Excel, PDF, картинка, ссылка на файл. Часть позиций одна и та же, но названия написаны по-разному.

Раз в две недели менеджер садился сверять: где подорожали, где сменился артикул, где поставщик тихо убрал позицию. Уходило два дня, и всё равно что-то терялось.

01. Задача

• собрать прайсы четырёх поставщиков в одну таблицу;

• сопоставить позиции, названные по-разному;

• отметить рост цены больше чем на 7%;

• найти позиции, которые исчезли из прайса;

• подготовить письмо поставщику по каждому расхождению.

02. Как было

Вручную: копирование в Excel, поиск по названию, глазами. Два дня раз в две недели, то есть примерно четыре рабочих дня в месяц. Ошибки находились уже у клиента, когда счёт не сходился с прайсом.

03. Что настроили

• папка, куда складываются все входящие прайсы;

• правило: файл нового прайса — уведомление и запуск разбора;

• таблица соответствия названий — 60 строк, заполнена один раз;

• отчёт: сводная таблица, список расхождений, черновики писем.

04. Результат

Разбор 400 позиций — 15 минут вместо двух дней. Главное не скорость, а то, что расхождения теперь видно до закупки, а не после счёта. За первый месяц нашли три позиции, где поставщик поднял цену без предупреждения, и одну, которую убрали из прайса, но продолжали отгружать по старой цене.

05. Что пошло не так

• первый запуск: 30% позиций не сопоставились — названия слишком разные;

• один прайс пришёл сканом низкого качества, цифры читались неверно;

• ассистент предлагал письма слишком официальным тоном — переписали шаблон;

• менеджер первое время всё равно перепроверял каждую строку — привычка.

06. Что сделали с ошибками

Таблицу соответствий дополнили до 60 строк и закрепили правило: незнакомая позиция не угадывается, а попадает в отдельный список «требует решения». Сканы плохого качества теперь сразу уходят на переснятие. Шаблон письма переписали под обычный человеческий тон поставщика.

07. Вывод

Сверка прайса — идеальная задача для ассистента: много строк, жёсткие правила, понятный результат. Но она же показала главное: без таблицы соответствий, сделанной человеком один раз, автоматизация не работает. Смысл «ПЭТ-бутылка 1,5 л» и «бутылка ПЭТ 1.5л прозр.» знает человек, а не модель.