Как передать ассистенту базу знаний: пошагово

Хороший ассистент отвечает не «в общем», а по вашим правилам: прайс, сроки, условия, регламенты. Для этого ему нужна база знаний, а не надежда на удачу.

Ниже — порядок, который экономит недели: сначала инвентаризация, потом чистка, и только затем загрузка.

01. Что считать базой знаний

• описания продуктов и услуг;

• прайсы, тарифы и условия оплаты;

• регламенты и скрипты общения;

• ответы на частые вопросы клиентов.

02. Инвентаризация источников

• список файлов, папок и таблиц;

• кто владелец каждого документа;

• какие версии актуальны;

• что давно устарело и подлежит списанию.

03. Чистка и структура

• один документ — одна тема;

• короткие разделы и понятные заголовки;

• удаление дублей и противоречий;

• единые термины и названия услуг.

04. Разметка и правила доступа

• метки по продукту, региону и роли;

• разделение публичных и внутренних данных;

• кто какие разделы видит;

• порядок согласования изменений.

05. Загрузка и первый прогон

• загрузка партиями по темам;

• проверка на двадцати типовых вопросах;

• фиксация ответов, где ассистент плывёт;

• правка формулировок в источнике, а не в ответе.

06. Контроль качества и обновления

• ежемесячная проверка устаревших цен;

• журнал изменений с датой и автором;

• разбор жалоб и неверных ответов;

• удаление документов, потерявших силу.

07. Где ассистент не работает

• не восстанавливает смысл из плохой копии;

• не решает противоречия между документами;

• не догадывается о правилах, которых нет в тексте;

• не проверяет юридическую корректность формулировок.

08. Что остаётся человеку

• назначить владельца базы знаний;

• утверждать изменения и цены;

• разбирать спорные ответы;

• следить, чтобы база отражала реальность.