Что делать, если ассистент не находит данные

Ассистент, который молчит или отвечает «не нашёл», раздражает сильнее, чем медленный сотрудник: непонятно, чинить его или просить по-другому.

Почти всегда причина одна из четырёх: вопрос сформулирован иначе, источника нет, версия устарела или закрыт доступ. Проверяются они по порядку.

01. Сначала зафиксируйте промах

• сохраните точный вопрос и ответ ассистента;

• отметьте, где это было — чат, почта, звонок;

• проверьте, повторяется ли на перефразировке;

• соберите пять-десять похожих случаев.

02. Проверьте формулировку вопроса

• в базе может быть «прайс», а спросили «сколько стоит»;

• аббревиатуры и внутренние жаргонизмы ищутся плохо;

• длинный вопрос с условиями лучше разбить на части;

• помогают синонимы и примеры формулировок в источниках.

03. Проверьте источник

• документ вообще загружен в базу;

• он попал в ту область, где ищет ассистент;

• файл читаемый, а не сканированная картинка;

• таблица не развалилась на несвязанные строки.

04. Проверьте актуальность

• старая версия прайса могла перекрыть новую;

• дубли с разными цифрами путают поиск;

• у документа есть дата и владелец;

• устаревшие файлы убраны, а не просто помечены.

05. Проверьте доступы

• роль пользователя видит этот раздел;

• данные не отфильтрованы по филиалу или региону;

• интеграция с учётной системой жива;

• токен доступа не истёк и не отозван.

06. Настройте честный ответ

• «не нашёл» лучше уверенной выдумки;

• в ответе — что именно искали и где;

• предложение уточнить или передать человеку;

• фиксация промаха в журнал пробелов.

07. Где ассистент не работает

• не восстановит данные, которых нет в источниках;

• не разрешит противоречие между двумя документами;

• не обойдёт запрет на доступ к закрытому разделу;

• не угадает внутренний термин, если его нет в базе.

08. Что остаётся человеку

• решение, какой источник считать главным;

• правка документа, а не ответа;

• разбор спорных и конфликтных случаев;

• контроль, что пробелы действительно закрываются.