Как ассистент собирает отчёт руководителю за 5 минут

Отчёт руководителю чаще всего собирается вручную: кто-то открывает CRM, кто-то таблицу, кто-то листает переписку и вспоминает, что вчера пошло не так.

Ассистент делает ту же работу по расписанию и по одним правилам. Человек проверяет выводы, а не собирает цифры.

01. Откуда берутся цифры

• сделки, заявки и статусы из CRM;

• плановые и фактические значения из таблиц;

• задачи и сроки из календаря и таск-трекера;

• ключевые договорённости из рабочих чатов.

02. Структура сводки

• короткий блок главного за период;

• факт против плана по каждой метрике;

• список отклонений с причиной;

• решения, которые нужны от руководителя.

03. Отклонения важнее абсолютных чисел

• сравнение с планом и с прошлой неделей;

• пометка показателей, вышедших за коридор;

• связка отклонения с конкретным событием;

• отдельный список того, что требует вмешательства.

04. План на день

• задачи с дедлайном сегодня;

• просроченные пункты с ответственным;

• встречи и подготовка к ним;

• что можно сдвинуть без последствий.

05. Формат под конкретного руководителя

• длина сводки и уровень детализации;

• привычный порядок блоков;

• единицы измерения и валюта;

• стиль формулировок без канцелярита.

06. Доставка и расписание

• отправка в мессенджер или на почту;

• фиксированное время до начала дня;

• отдельная версия для совещания;

• история отчётов за прошлые периоды.

07. Где ассистент не работает

• не проверяет достоверность данных в CRM;

• не объясняет причину провала вместо человека;

• не принимает управленческих решений;

• не заменяет разговор с ответственным.

08. Что остаётся человеку

• постановка целей и плановых значений;

• трактовка отклонений и приоритеты;

• решения по людям и ресурсам;

• ответственность за выводы из отчёта.