Как ассистент читает документы: договоры, счета, акты, ТЗ

Документы — самая недооценённая часть рутины. Их не «читают», их листают глазами в поисках трёх цифр, а потом перепечатывают руками в таблицу.

Ассистент делает ровно это: находит нужное, переносит в структуру и показывает, где не сходится. Но не понимает смысла лучше вас — и об этом ниже.

01. Что он реально умеет

• вытащить реквизиты, суммы, даты, номера из PDF и сканов;

• сравнить две версии документа и показать различия;

• проверить, что сумма в счёте совпадает с договором;

• собрать таблицу из десяти счетов за месяц;

• найти в договоре конкретный пункт: сроки, штрафы, оплату.

02. Договор

Полезнее всего не «прочитать целиком», а ответить на вопросы: когда оплата, что считается выполненной работой, какие штрафы, можно ли менять сроки. Ассистент выдаёт цитаты с пунктами — их можно проверить, а не верить на слово.

• сроки и условия оплаты;

• порядок приёмки и правки;

• ответственность и штрафы;

• условия расторжения.

03. Счёт и акт

Здесь ассистент сильнее всего, потому что работа механическая. Сверить позиции, количество, цены, итог, НДС, реквизиты. Найти счёт, по которому нет акта, и акт, по которому нет счёта.

• сверка позиций и сумм;

• поиск дублей и повторных счетов;

• таблица «оплачено / не оплачено»;

• напоминание о недостающих закрывающих документах.

04. ТЗ и спецификация

Из ТЗ ассистент собирает список требований и отмечает места, где формулировка допускает два прочтения. Это экономит самый дорогой этап — переделку из-за «мы поняли иначе».

05. Где ошибается

• плохой скан: цифры 3 и 8, 1 и 7 читаются неверно;

• таблицы с объединёнными ячейками — строки съезжают;

• мелкий шрифт в сносках часто пропускается;

• уверенно «дочитывает» то, чего в документе нет.

06. Как проверять

Правило трёх цифр: сумма, дата и номер. Если они совпали с оригиналом — документ прочитан верно с высокой вероятностью. Всё, что уходит наружу, проверяется по первоисточнику: ассистент показывает страницу и пункт, вы смотрите глазами.

07. Правила доступа

• документы с персональными данными — локально, без внешних сервисов;

• папки разграничены: продажи не видят зарплаты;

• всё, что уходит контрагенту, — после подтверждения;

• журнал: что читали, что отправляли, когда.