ИИ-ассистент для кадрового ЭДО и охраны труда: документы, инструктажи и проверки

В кадровом ЭДО ошибка стоит не денег, а подписи: заявление потерялось, приказ не подписан, срок инструктажа прошёл.

Ассистент собирает документы в один поток, напоминает о сроках и готовит пакеты к проверкам. Решения по людям и оценка условий труда остаются за специалистом.

01. Приём кадровых документов

• сбор заявлений, объяснений и уведомлений из почты и мессенджеров;

• проверка комплектности и заполненных полей;

• подсказки сотруднику, чего не хватает;

• карточка сотрудника с историей документов.

02. Приказы и локальные акты

• подготовка черновиков по шаблонам компании;

• сверка формулировок с основаниями;

• маршрут согласования и подписи;

• контроль, что приказ доведён до сотрудника.

03. Инструктажи и обучение

• реестр видов инструктажей по должностям;

• напоминания сотрудникам и руководителям;

• фиксация даты, подписи и журнала;

• список тех, у кого срок подходит к концу.

04. Сроки и календарь

• аттестация, медосмотры, обучение по ОТ;

• сроки хранения кадровых документов;

• предупреждения за несколько недель;

• сводка просрочек по подразделениям.

05. Подготовка к проверкам

• перечень документов под каждый запрос инспектора;

• сборка пакета по сотруднику или участку;

• поиск расхождений между журналами и приказами;

• список того, что нужно подписать до проверки.

06. Архив и отчётность

• раскладка документов по делу сотрудника;

• поиск по дате, виду и подразделению;

• выгрузки для бухгалтерии и руководства;

• учёт выданных копий и справок.

07. Где ассистент не работает

• не оценивает условия труда на рабочем месте;

• не проводит инструктаж вместо ответственного;

• не подписывает документы и не заверяет копии;

• не решает вопросы дисциплины и увольнений.

08. Что остаётся человеку

• решения по сотрудникам и конфликтные случаи;

• личный контакт и разъяснения коллективу;

• ответственность перед инспектором;

• проверка юридической чистоты формулировок.