Сколько экономит ИИ-ассистент: считаем в деньгах

«Ассистент экономит время» — это не ответ на вопрос «а сколько денег». Считать надо в часах, переведённых в рубли, и честно вычесть то, что вы тратите на внедрение.

Ниже формула, три реальных сценария и условия, при которых внедрение не окупится — лучше узнать это до, чем после.

01. Формула

Экономия в месяц = часы рутины в неделю × 4,3 × стоимость часа − расходы на внедрение. Стоимость часа берётся не по окладу, а по полной стоимости: оклад плюс налоги плюс рабочее место, делённые на фактические часы работы.

• часы рутины — то, что реально уходит на переписку, документы, сводки;

• стоимость часа — полная, а не «голый» оклад;

• расходы — настройка, обучение, поддержка, подписки.

02. Что считать часами рутины

Не «всё, что не нравится», а повторяющиеся операции с понятным входом и выходом. Их легко замерить: неделя наблюдений и блокнот дают точность лучше любой интуиции.

• ответы на однотипные вопросы — обычно 3–6 часов в неделю;

• счета, акты, договоры по шаблону — 2–4 часа;

• сборка сводок и отчётов — 2–5 часов;

• напоминания и контроль сроков — 1–2 часа.

03. Сценарий 1: ИП, работает один

Стоимость часа — 1 500 ₽. Рутина — 6 часов в неделю. Экономия: 6 × 4,3 × 1 500 ≈ 38 700 ₽ в месяц. Внедрение и поддержка — около 8 000 ₽. Чистая выгода — порядка 30 000 ₽, то есть почти два рабочих дня, которые можно продать.

04. Сценарий 2: отдел из трёх человек

Стоимость часа — 800 ₽. Рутина — 14 часов в неделю на троих. Экономия: 14 × 4,3 × 800 ≈ 48 000 ₽. Здесь важно не сокращать людей, а переводить освободившиеся часы на продажи и качество — иначе экономия останется на бумаге.

05. Сценарий 3: клиника или салон

Стоимость часа администратора — 600 ₽. Рутина — 18 часов в неделю: запись, подтверждения, неявки, отзывы. Экономия около 46 000 ₽ плюс отдельная строка — снижение неявок, которое считается от среднего чека, а не от часов.

06. Что съедает экономию

• внедрение «на всё сразу» — половина сценариев не используется;

• нет владельца процесса — через месяц ассистентом никто не пользуется;

• экономия не перенаправлена — часы растворились, деньги нет;

• подписки на пять сервисов вместо одного рабочего контура.

07. Когда не окупится

Если рутины меньше трёх часов в неделю, если процессы каждый раз разные и если нет человека, который отвечает за внедрение. В этих случаях честнее сначала навести порядок в процессах, а ассистента подключать позже.