ИИ-ассистент для event-агентства: площадки, подрядчики и смета

Event-проект держится на мелочах: свободная площадка на нужную дату, подтверждённый подрядчик, вовремя подписанный документ и пропуск на монтаж.

Ассистент сводит площадки, смету и подрядчиков в один проект, следит за сроками и собирает историю правок. Сам день мероприятия остаётся за командой на площадке.

01. Площадки и брифинг

• сбор требований клиента по формату, гостям и бюджету;

• сравнение площадок по вместимости и цене;

• запрос свободных дат;

• сводка вариантов для клиента.

02. Подрядчики

• реестр подрядчиков по ролям, направлениям и зоне ответственности;

• статусы заявок и договоров;

• сбор технических райдеров;

• контроль дедлайнов подтверждения.

03. Смета и правки

• смета по блокам мероприятия с разбивкой по подрядчикам;

• версии правок и согласований;

• контроль авансов и остатков;

• сводка отклонений от бюджета.

04. Логистика и монтаж

• график заезда и монтажа;

• список техники и материалов;

• пропуска и допуски на площадку;

• контакты ответственных на месте и порядок действий при срыве.

05. Документы и согласования

• договоры и приложения по проекту;

• счета и закрывающие документы;

• согласование схем и планов;

• напоминания о сроках подписи.

06. После мероприятия

• сверка факта со сметой по каждому блоку и подрядчику;

• сбор отзывов клиента и подрядчиков;

• фото и материалы для портфолио;

• заготовка предложения на следующий проект.

07. Где ассистент не работает

• не ведёт переговоры с площадкой;

• не решает конфликты в день события;

• не оценивает качество монтажа глазами.

08. Что остаётся человеку

• идея и драматургия события;

• отношения с клиентом и партнёрами;

• решения в нештатных ситуациях;

• ответственность за день мероприятия.