ИИ-ассистент для оптовой торговли: 46 задач, которые он закрывает

В опте деньги живут в двух местах: в скорости обработки заказа и в сроке оплаты. Всё остальное — следствие. Если заказ собирают полдня, клиент уходит к тому, кто ответил быстрее. Если дебиторку не отслеживают, прибыль остаётся на бумаге.

Ниже — разбор без «робот заменит менеджера». Только то, что ИИ-ассистент реально закрывает в ежедневной работе оптовой компании, что нужно от вас и как замерить эффект за первую неделю.

01. Куда уходит время менеджера

• Заказы. Приём в мессенджерах и по телефону, перенос в учёт, проверка остатков.

• Прайсы. «Пришлите актуальный прайс» — и у каждого клиента своя версия с условиями.

• Дебиторка. Кто сколько должен, кому пора напомнить, у кого просрочка.

• Отгрузки. Что собрано, что уедет сегодня, что ждёт оплаты.

• Клиенты. История заказов и договорённостей живёт в переписке менеджера.

• Отчёты. Руководителю нужны цифры, а не «сейчас соберу».

Ни одна из этих задач не требует продавца. Но каждая съедает время, которое нужно на клиента и на сделку.

02. Как выглядит результат на выходе

• Заказы — 18 новых, 4 ждут подтверждения остатков.

• Отгрузки — 9 машин на сегодня, одна позиция не собрана.

• Дебиторка — 6 клиентов с просрочкой, по двум истекает согласованный срок.

• Прайсы — 3 клиента запросили, версии под их условия готовы.

• Склад — 5 позиций ниже точки заказа.

• Деньги — поступления за вчера, ожидаемые оплаты на неделю.

Менеджер не собирает данные — он работает по списку: подтвердить, позвонить, отгрузить.

03. Какие задачи ассистент забирает первым

• Приём заказа из переписки. Товар, количество, адрес — в структуру без ручного набора.

• Проверка остатков и цены. До подтверждения клиенту, а не после.

• Актуальный прайс. Под клиента и его условия, в один клик.

• Напоминания по дебиторке. По сроку, а не по памяти.

• Сводка отгрузок. Что уедет сегодня и что мешает.

• Отчёт руководителю. Один формат, каждое утро.

04. 46 задач по шести направлениям

Заказы и обработка — 8 задач

• Разбор заказа из переписки в структурированный список.

• Проверка остатков до подтверждения.

• Подбор аналога при отсутствии позиции.

• Расчёт итоговой суммы с условиями клиента.

• Подтверждение заказа клиенту в понятном виде.

• Перенос заказа в учётную систему.

• Отметка изменений после подтверждения.

• Список заказов, ждущих оплаты или отгрузки.

Прайсы и предложения — 8 задач

• Актуальный прайс по запросу.

• Персональные условия для клиента.

• Коммерческое предложение по списку позиций.

• Сравнение цен по категориям.

• Отметка позиций под заказ и сроков поставки.

• Напоминание о повышении цен заранее.

• История цен по клиенту.

• Сопроводительное письмо к предложению.

Дебиторка и оплаты — 8 задач

• Реестр долгов с датами и суммами.

• Напоминание клиенту по сроку оплаты.

• Эскалация просрочки руководителю.

• Сверка платежа с заказом.

• Отметка частичной оплаты.

• Список отгрузок, заблокированных долгом.

• Прогноз поступлений на неделю.

• Отчёт по просрочке в разрезе менеджеров.

Склад и отгрузки — 8 задач

• Остатки по позициям в одном списке.

• Точка заказа и предупреждение о дефиците.

• Сборка листа отгрузки на день.

• Проверка комплектности перед выездом.

• Отметка отгрузки и передача документов.

• Возвраты и причины.

• Сверка прихода с накладной поставщика.

• Отчёт по обороту склада.

Клиенты и менеджеры — 7 задач

• Карточка клиента: условия, история, договорённости.

• Список клиентов без заказов больше месяца.

• Напоминание менеджеру о звонке.

• Сводка по клиенту перед звонком.

• Распределение новых заявок между менеджерами.

• Отметка причин отказа.

• История изменений условий по клиенту.

Отчёты и цифры — 7 задач

• Продажи за день и неделю.

• Топ клиентов и топ позиций.

• Средний чек и число заказов.

• Отчёт по дебиторке.

• Отчёт по складу и дефициту.

• Сравнение периодов.

• Утренняя сводка руководителю в одном формате.

05. Дебиторка, которая не превращается в долг

Главная ошибка — вспоминать о долге, когда он уже просрочен. Ассистент работает по календарю, а не по настроению:

• за три дня до срока — вежливое напоминание клиенту;

• в день срока — сообщение менеджеру со списком;

• на следующий день — эскалация руководителю;

• при просрочке — блокировка новых отгрузок по правилу.

Правила задаёте вы. Ассистент просто не забывает их применять.

06. Что ассистент не забирает

• Переговоры о цене. Он готовит данные, торгуется человек.

• Выбор поставщика. Сравнение — да, решение — ваше.

• Спорные претензии. Разбирает менеджер или руководитель.

• Кредитные решения. Отсрочка и лимиты — управленческое решение.

• Ответственность за срыв. Он показывает риск, но не заменяет подрядчика.

07. Сколько времени это возвращает

Ориентир для компании с 3–8 менеджерами: обработка заказов — 1–2 часа в день на человека, сборка отчётов — 3–5 часов в неделю, напоминания по дебиторке — почти всё время, которое раньше не находилось.

08. День менеджера с ассистентом

• 8:30 — сводка: заказы, отгрузки, долги, дефицит.

• 9:15 — заказ из переписки разобран и подтверждён клиенту.

• 11:00 — три напоминания по оплате ушли по календарю.

• 14:00 — прайс под условия клиента отправлен за минуту.

• 18:00 — отчёт руководителю собран автоматически.

09. Как это работает на OpenClaw

OpenClaw — локальный ИИ-агент: работает на вашей машине или сервере, данные не уходят в чужое облако. Подключается к тому, что уже есть: учётная система, таблицы, почта, мессенджеры.

• Данные. Остатки, прайс, заказы, платежи, карточки клиентов.

• Правила. Условия клиентов, сроки отсрочки, точки заказа.

• Действия. Разобрать заказ, проверить остаток, напомнить, собрать отчёт.

• Контроль. Журнал: что изменено, кем подтверждено.

10. С чего начать внедрение

• Прайс и условия по ключевым клиентам.

• Выгрузка остатков и заказов.

• Правила отсрочки и лимиты.

• Шаблоны напоминаний.

• Одна задача на первую неделю — разбор заказов из переписки.